Consulta de documentos

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  • Las consultas que se pueden realizar en el Archivo Municipal son de dos tipos: internas y externas. Las consultas internas serán las realizadas por el personal de las oficinas productoras y los miembros de las Corporación (usuarios internos), en sus dos modalidades: sala y préstamo. Las externas por los ciudadanos en general (usuarios externos), únicamente en la modalidad de consulta en sala. Podrán realizarse consultas por otras administraciones atendiendo a la legislación sobre régimen jurídico y procedimiento administrativo de las administraciones públicas.
  • Las consultas y préstamos internos se realizarán en el horario de trabajo. Las consultas externas se realizarán dentro del horario de atención al público establecido para las todas las oficinas municipales y en las salas destinadas al efecto. Fuera del horario de apertura no se podrá acceder, permanecer o utilizar sus servicios.
  • Los usuarios podrán utilizar todas las dependencias públicas: vestíbulos, pasillos y sala de consultas, quedando prohibido totalmente el acceso de cualquier persona ajena al Archivo a los depósitos y fondos documentales, sin autorización o compañía del Archivero Municipal, salvo casos de extrema necesidad y urgencia justificadas.
  • Los usuarios del Archivo no podrán acceder por su cuenta a la documentación independientemente de la dependencia del Archivo en que se encuentre.
  • Los documentos se servirán por riguroso orden de pedido, salvo en casos de urgencia.
  • La información de los documentos será extraída por el peticionario, nunca por personal del Archivo.
  • En el caso de documentos reproducidos por cualquier sistema, la consulta se realizará preferentemente sobre dichos sistemas.
  • Todos los préstamos y las consultas deberán quedar reflejados en el Registro de Préstamos y consultas gestionado por el Archivo Municipal.
  • El Archivo Municipal deberá proporcionar a los usuarios externos la documentación que esté debidamente clasificada, ordenada y descrita, así como los instrumentos de descripción necesarios para su conocimiento y consulta.
  • Si los solicitantes de documentación de acceso restringido son investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante podrán acceder a la documentación con autorización expresa de su titular o comprometiéndose por escrito a garantizar debidamente la intimidad de las personas. En este caso los investigadores están obligados a facilitar su inclusión en el registro general de investigadores.
  • La consulta externa de documentos de acceso restringido debe solicitarse mediante instancia presentada en el Registro General, acompañada de los documentos acreditativos que justifiquen ser titulares o tengan un interés legítimo y directo en la consulta. Incluidos los afectados por el punto 4 de este artículo.
  • Las consultas de documentos de carácter histórico deberán realizarse en las salas habilitadas al efecto y en presencia del personal de Archivo, previa solicitud normalizada dispuesta al efecto en el Archivo, en las que se cumplimentarán los datos personales del solicitante, descripción de la documentación y fecha de la solicitud.
  • Además de las consultas in situ de documentación de carácter histórico se podrán realizar otras por vía telefónica, fax y correo electrónico u ordinario. En este caso las solicitudes deberán ser sobre datos bien descritos y concretos. La búsqueda y envío de la información corresponderá, únicamente en este caso, al Archivero Municipal.
  • Quedan excluidos de todo préstamo y consultas los fondos documentales que no hayan ingresado al Archivo Municipal por el sistema de transferencia o que encontrándose en el Archivo Municipal no hayan sido identificados, clasificados, ordenados, descritos y depositados, o que su estado de conservación lo aconseje.
  • Como norma general queda prohibida, a excepción de los préstamos a las oficinas administrativas, la salida de toda documentación de las dependencias del Archivo Municipal. Excepto en casos tales como reproducción y restauración de documentos que no se puedan realizar en el propio Archivo, préstamos para exposiciones y otras actividades culturales o por orden judicial. En estos casos la salida de documentos se hará con autorización expresa y por escrito del Ayuntamiento, previo informe favorable del Archivero Municipal y el Secretario de la Corporación, su carácter será temporal por un plazo establecido y convenido por el Ayuntamiento, con las garantías de seguridad y conservación necesarias así como el reintegro de los mismos.